每一場(chǎng) 活動(dòng)策劃都很注重信息的傳播，而傳播信息的平臺(tái)就稱之為媒體。如今信息轟炸時(shí)代，除了傳統(tǒng)媒體（報(bào)紙、雜志、廣播、電視）依舊發(fā)揮著不可替代的作用外，互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)、直郵、IPTV、電子雜志等越發(fā)顯出其強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)。作為活動(dòng)策劃方和業(yè)主，要對(duì)媒體有一個(gè)全面的認(rèn)知以至可以充分利用身邊的媒體資源。
如果邀請(qǐng)媒體參加活動(dòng)，你需要考慮他們以什么方式參加、何時(shí)參加、他們是否會(huì)作為應(yīng)邀賓客參加。如果是這樣，在訂購食物和飲料時(shí)就應(yīng)該將其人數(shù)考慮在內(nèi)。你是否考慮開一個(gè)專門的新聞發(fā)部會(huì)，他們有什么要求。
如果你能考慮他們的需求，并且盡最大努力來滿足他們的需求，這對(duì)你也是最有利的。他們可能需要場(chǎng)地提供攝制組停靠車輛、鋪設(shè)電纜的地方，以及媒體器材合適的電源接口。他們可能會(huì)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)直播，需要在特定時(shí)間進(jìn)行特別采訪。花些時(shí)間詢問他們需要什么。如果你能預(yù)料到他們的需求就更好了。指定一些員工專門為媒體服務(wù)，以確保他們能夠采訪到他們想要采訪的人。提前為他們準(zhǔn)備好宣傳材料，以確保他們攝像做出安排，提前組織好需要一起照相的人。
上次在一個(gè)宴會(huì)廳舉辦的名人活動(dòng)上，籌辦人員為媒體專門準(zhǔn)備了一個(gè)安靜、設(shè)備齊全、不受干擾的房北京時(shí)間，并在里面擺放了茶點(diǎn)和宣傳資料。安排指定人員將接受采訪的關(guān)鍵人物帶進(jìn)來，并請(qǐng)他們擺好姿勢(shì)照相，這樣避免了在活動(dòng)當(dāng)中人們進(jìn)行重要談話時(shí)去完成這項(xiàng)工作。
媒體工作人員通常是非常忙碌的。策劃人員要尊重他們的時(shí)間，決不能忘記他們對(duì)于你的活動(dòng)的積極報(bào)道的關(guān)鍵作用。要盡可能和媒體協(xié)同合作，想到配合，共同促進(jìn)比方的工作。媒體可能需要一個(gè)能讓他們進(jìn)行私下采訪和拍照的房間。要知道，媒體人士要從諸多活動(dòng)中挑選一些來參加。如果你想讓他們選擇你的活動(dòng)，你就必須讓他們感到與你合作會(huì)很愉快，這一點(diǎn)是非常重要的。努力和他們合作，在合作中建立工作關(guān)系，盡管如此，策劃人員還要清楚他們隨時(shí)可能因有重要新聞被叫走，而中斷了在你的活動(dòng)中的工作。
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