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帳篷可以用作活動的主要場地，也可以用作第二場地。例如，如果你考慮舉辦婚禮或特別活動，你可以在主場地迎接客人、舉辦招待會，然后請客人到帳篷里坐下來進餐。你也可以在帳篷里舉行整場活動。帳篷可以提供陰涼，這對于運動會是很重要的。帳篷還可以在天氣惡劣時派上用場。如果你是在不允許吸煙的地方舉辦活動，比如歷史故居這樣的地方，你甚至可以考慮在主場地旁架起一個專門供吸煙者使用的帳篷。

 

你需要考慮什么樣的帳篷能滿足你的要求。用柱子支起來的帳蓬像馬戲團的帳篷一樣有較高的尖頂，有框架的帳篷通常安裝費很高，但有較多可使用的空間。具體情況可以與當地的帳篷租賃公司聯系，但一定要讓他們提供真實樣品以備檢査實際質量。公司一般都會有產品目錄，但你一定要親眼看到實物。有時候目錄圖片看起來很漂亮，但實際上帳篷卻可能有斑點，還布滿裂縫。找個時間到公司營業處實地看看，你才能知道他們的帳篷質量如何、有哪些品種。你要單色的，還是要有條紋的？你要什么樣的側邊？為了保證帳篷沒有劃痕、裂縫、撕破的地方或其他明顯的破損，而且安裝情況完好，你應該在合同里對這些方面有詳細的說明。側墻較臟的帳篷是不能接受的，必須刷洗干凈。這一點在合同里也要陳述清楚，并重點注明。同時還要規定完成清洗工作的具體時間。某次活動就出現了這樣一個小插曲，當客人們已陸續到達時，安裝工人們還在清洗帳篷。

 

請帳篷租賃公司人員與你一起進行現場考察，協助你決定哪種帳篷最適合你的需要。帳篷在相片里有多漂亮并不重要，重要的是帳篷是否適合在你的 活動場地使用，是否滿足活動的需要。在現場考查后，帳篷租賃公司應該明確 告訴你，帳篷是否能固定在地底下還是需要將它固定在地面上，以及由此會有什么額外費用。例如，如果你在停車場設置帳篷，你不可能在不損傷地面的情況下把帳篷固定在地底下；這種情況下就應該把帳篷牢牢地固定在地面上；如果你是在泥土地上設置帳篷，那么你就要找那種可以在地下固定的帳篷型號；如果帳篷是設在有樹的地方，你則需要考慮帳篷的頂部是否足夠高。如果有低空懸掛的電線，帳篷頂就不能過高。另外，帳篷有沒有設置在某個風口上？

 

你應該知道哪種帳篷最適合你的活動場地，而不是只注意哪種帳篷看起來漂亮。在未做現場考察之前不要簽訂合同。你現場考察時，所有相關人員都要到場——帳篷租賃公司、宴席承辦商、為活動提供桌椅的人員。不要只憑主觀判斷，而應作精確的測量。你必須對擬定舉辦活動的場地進行測量才能決定是否可行。宴席承辦商應講明他們有什么需要，如果他們在帳篷里做飯，帳篷必須擁有良好的通風條件。在燈光和用電方面還有什么要求？活動場地的地面 是不是凹凸不平？如果是，必須準備鋪設地板。你還應該向消防部門咨詢，帳篷與現有的建筑物的距離應該是多少。 

 

你準備設置帳篷的那片土地的所有權歸誰？你需要得到誰的允許？需辦理哪些許可證？需要帳篷許可證嗎？建筑許可證呢？需要土地使用許可證嗎？還需要辦理其他哪些許可證？你可能是在餐館所在的地方設置帳篷。餐館有土地 使用證，因此你在餐館的地產上設置帳篷需要得到餐館的許可，或者，你是在公園里舉行活動，那就必須征得公園和娛樂部門的允許，并從他們那里獲得土地使用許可證。你需要用水許可證嗎？你需要給帳篷接通電和自來水，還是自帶發電機？你的活動內容和要求將決定你需要辦理哪些許可證誰來辦理這些許可證？每次舉辦活動的情形都不一樣，沒有處處都適用的統一規則。檢查，檢查，再檢查。在合同里詳細寫出哪一個人負責辦理哪一種許可證，要求在活動開始之前就拿到每個許可證的復印件。在活動舉辦的當天要確保所有的許可證都在手，以備檢查人員突然來訪。另外，還應在檔案里存上復印件。

 

對所有可能產生的費用事先要做到心中有數。要不要付場地租金？為了使宴席承辦人員可以在避開客人的地方準備飯菜，是否需要單獨設置一個做飯的帳篷？

 

設置和安裝帳篷需要多少天？某汽車經銷商準備在汽車展區設置一個帳篷，用于舉辦一次私人活動。結果他們發現必須在活動前花兩天時間設置帳篷，這就意味著必須把展出的汽車挪到另一個地方放置三個工作日。因為這樣做將會影響他們的銷售，所以只能另找一個活動地點。他們原先以為只需把汽車挪走一天。

 

你應該怎樣做才能拿到酒類飲品許可證？你怎樣做才能遵照許可證行事？在一些地方，酒類飲品只允許在封閉起來的區域供應，那么你的帳篷要怎樣設置才能符合這樣的規定？帳篷租賃公司有沒有消防出口標志，還是應該由你來準備這些標志？你應該設置移動衛生間嗎？你可以參考有關規章制度，看看允許安置多少個衛生間。（如果不遵守規章制度，活動可能會被取締。

 

在預算允許范圍內，為女客人和男客人準備各自的衛生設施。現在有供特別活動租用的高級拖車式移動衛生間，里面安裝水池，有自來水，你可以不必再去租建筑工地上使用的移動衛生間。必須安排員工維持衛生設施的清潔。

 

當你舉辦帳篷活動時，帳篷設立與第二天活動舉行之間的那個晚上的保安費用也要計算在預算內。這將保證二件事：已放置好的桌子和椅子的夜間安全；不期而來的客人不在帳篷底下“扎營”；帳篷在活動當天狀況完好。其他要納入預算的項目有：租用桌子、椅子、瓷器、銀器、布類用品、餐巾、裝飾、飲食服務人員 的費用，以及其他相關的項目，例如備餐用的帳篷費用和用電方面的費用。記住，惡劣天氣會拖延帳篷的搭建速度。因此，你在安排送貨事務和計算準備及搭建帳篷的時間時要把天氣因素考慮在內。一定要弄清楚活動前后帳篷設立的地方有哪些清掃費用。你應該負責請人打掃場地嗎？草剪了沒有？地面灑水了嗎？

 

除了以上提到的項目以外，還有地板鋪設、燈光、發電機、空調或取暖器的費用，都應該計算到預算里。很多人認為在帳篷里鋪設地板不是必要的，但是除非你的預算實在有限，在草地上設置帳篷時一般應鋪設地板。搭建帳篷可能需要兩天時間。如果地面潮濕又沒有時間晾干，那么沒有地板的話，桌椅就會陷到地里去。當客人們掙扎著從陷下去的椅子上起來時，他們會抓住桌子，這 樣桌子又進一步陷進地里去。這將給餐桌中心擺飾物、桌上的餐具以及整個餐 飲服務都帶來災難。如果男賓們戴著黑領結，女賓們穿著高跟鞋的話會發生什么狀況？或者是夜幕降臨，天氣涼下來，腳下的草潮濕了呢？所以鋪設地板還是 必要的，它能保證客人們的舒適感

 

如果是早春或暮秋，除了地板和燈光（供晚間活動使用）的費用以外，還必須考慮取暖費。在比較涼爽的季節里，取暖器能使客人感到舒適。記住，熱氣會上升，因此要用天花板的風扇把熱氣吹下來。取暖器也能使溫度比較均勻。例如，假設客人們先在主場地（如房屋內）參加雞尾酒招待會，然后進入帳篷里開始進食主餐，你就應該保證客人們進入帳篷時同樣感到舒適。 |

 

可供選擇的側墻種類很多。你可以選擇那種天熱時可以卷起的側墻，為防止蚊蟲進入，它設置了一層紗網。如果天氣變壞了，還可以把側墻放低。如果你想創造一些特殊效果，例如室內煙花，那你則需要那種安裝了廢氣排放設施的 側墻。

 

如果你的活動既提供室內設施，也提供室外設施，那么你的帳篷應該既可以作為遮陽避雨的工具，又可以用作分會場。如果是按照室內和室外場地的總面積來決定會場的總容量和受邀客人的總數的話，那么帳篷就不僅僅是容納多余客人的場所，它還成了該活動極為重要的一個部分。你需要確保客人愿意從 室內到室外來，并留在外面，這樣室內才不會過于擁擠。一種方法就是在帳篷里供應主餐，把客人吸引出來。要保證帳篷里有足夠的座位，有自助餐、音樂或其他娛樂項目，否則無法把客人留住。也可以不設自助餐，而讓客人互相傳遞著吃一些用手拿的食品和一些冷熱開胃小吃，這樣可以騰出空間安放更多的桌椅。桌子可以小一些，使得這里不像宴會而更像一個夜總會。通過這些方法，你成功地創造出兩個氣氛活躍的場地，而不是只有一個主場，帳篷只是用來安排多余客人、沒有任何氣氛的地方。如果客人感受到的是一片死寂（沒有音樂和娛樂），沒有氣氛，只是盛放了一些食品和幾把椅子，帳篷里就會顯得毫無生氣，沒有任何吸引力，特別是如果你在另一個會場創造了充滿活力的氣氛的話，情況更會如此。在帳篷里準備這些東西能把客人吸引過來并留在那里。當你花了大筆資金舉辦活動時，卻在帳篷設置上斤斤計較，會先得無可理喻。通過在帳篷里舉辦動感十足的樂隊表演、配上特殊的燈光效果或激光秀時，你成功地創造了又一個興奮有趣的活動現場。