公司年會、經銷商大會、同學會……節前紛至沓來的各類會議活動，讓會務組織者們又開始馬不停蹄地忙乎開來。大到會議場地的選定、參會名單的確認，小到與會嘉賓的航班時間確認、參會者的飲食習慣，事無巨細的背后是繁瑣的辦會流程。
能輕松組織一場 會議是每個主辦方最大的心愿。為此，萬濤說這段時間來找他的人特別多，因為提升辦會效率正是其所創辦的31 會議網瞄準的方向。
在 互聯網時代， 傳統行業一旦插上這雙翅膀總能帶來意想不到的變化。萬濤告訴《第一財經日報》，瞄準會務這個行業是因為這個行業分散，且總體的信息化水平并不高，如果能有工具來改善 傳統會務服務，提升辦會效率，這就是機會，這個工具就是 互聯網及移動技術。
“這在技術上是完全可以實現的。”萬濤說，“通過互聯網以及移動技術，把會議的組織、服務、管理、營銷數字化， 活動策劃公司，在移動客戶端實現即時管理，將會議流程標準化、簡潔化。”
這種借助技術的“會務+IT”模式，31會議網并非是第一個吃螃蟹的。
全球最大的會議管理技術公司Cvent是這一領域的標桿，其2011年最新一輪的融資已超過1.36億美元。Cvent成立于1999年，目前其提供的服務包括會議場地選擇、在線會展管理、電子郵件營銷和網絡調查等等，為40個國家9萬多個會議主辦方提供過服務，諸多大型企業如可口可樂、美國富國銀行、大都會人壽保險公司等都是他們的客戶。
此外，從事小型活動票務銷售的Eventbrite公司在2012年的票務銷售總價值已經達到10億美元，以及做私人聚會邀請的Meetup公司等都已有超過10年的發展歷史。
根據萬濤提供的數據，目前國內與31會議網合作的供應商已有幾千家，而 發布信息的主辦方已達到上萬家，深度合作的則約為幾百家，而這些數字僅是起步。
“會務+IT”模式
隨著中國經濟走勢的不斷向上，國內MICE(Meetings會議、Incentives獎勵旅游、Conventions企業會議、Exhibition展會)和會展服務產業的服務需求也全線走高，一批順勢而為的企業應運而生。
在萬濤看來，眼下企業扮演的是會議主辦方助手的角色，通過集成的“會務助手”軟件，可以把籌備會議中遇到的問題化繁為簡。
比如套用事先設定的模板完成會議活動的專業網站；根據會議的需求，自主選擇預先設置的關鍵字段，以此來管理參會人員信息，對其進行智能過濾；通過短信平臺設置參會提醒，統一發送時間；在手機上安裝電子簽到應用，及時掌控到會現場人員的情況，方便主辦方接待及安排食宿，節省人力及資金成本。甚至還可以為會議設置專屬APP，免去會前大量的資料打印功能，做到會議無紙化。
把辦會做成大生意
或許，Cvent已經成功的做法會成為一盞指明燈。據悉，Cvent之所以能取得現在的成績，在提供的所有服務中，最成功的就是Supplier Network。這是一個免費的網上市場，這個市場將 活動策劃者與全世界的15萬家酒店、飯店和一些其他的場所連接了起來。
目前在國內，上述提及的31會議網、場地網等企業正在做類似的業務，主辦方通過關鍵字輸入可以在網站上找到匹配的場地信息，該業務在31會議網上線一個季度以來，已初顯成效。
萬濤向記者直言，由于會議中介服務模式在國內因誠信問題尚未有大規模驗證，因此在發展這個業務的時候就非常小心，現階段主要還是提供軟件服務，希望軟件服務積累足夠多的企業用戶，為下一步的業務發展奠定基礎。
另外，在他看來，辦會是一個整體項目，幫助客戶找場地是一個很重要的步驟，但這還遠遠不夠，必須關注其他的因素，如策劃公司、供應商以及參會人的需求等，只有集合多種因素才能夠比較完善地解決會議主辦方面臨的問題。
然而，要把這筆生意做大并不容易，在辦會這件事上，IT技術壁壘并不高，相反資源拓展才是門檻。“主辦方、供應商及參會者就好比是三角形三個頂點上的螺絲，要同時擰動這三個螺絲才是真正挑戰。”
但萬濤覺得，這個過程也不可能是一步到位，隨著行業的逐步發展，會有人來提供更加綜合性的服務。“會務服務接近O2O模式，會議領域也需要結合電商和O2O領域的經驗，找到合適的業務模式。”他說。
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