對于一個(gè)社會(huì)組織來說，不論是大到國家，仍是小到一個(gè)店肆、校園，要舉行活動(dòng)，都是一件非常嚴(yán)肅的工作。組織公共關(guān)系人員可能會(huì)提前幾個(gè)月或一年的時(shí)間來準(zhǔn)備。
如果是一個(gè)國家或無量的組織，則活動(dòng)的時(shí)間往往是其當(dāng)時(shí)樹立的時(shí)間。在挑選舉行公司活動(dòng)時(shí)，時(shí)間上應(yīng)當(dāng)現(xiàn)已明白了。但對于某些樹立時(shí)間格外長遠(yuǎn)的組織或單位，則需要事前細(xì)心地考證、挑選，然后才調(diào)判定下來，例如，全聚德舉行樹立260年的活動(dòng)策劃，就需要細(xì)心考據(jù)樹立的時(shí)間；山西省太原市舉行建城2500年活動(dòng)活動(dòng)，則更需要通過細(xì)密的考證、經(jīng)市委研討后判定。
活動(dòng)的舉行是組織的一件嚴(yán)肅工作，宣傳造勢是要細(xì)心策劃的。一方面，組織活動(dòng)的策劃者能夠有序地將組織的前史資料進(jìn)行傳達(dá)，在群眾中宣傳組織打開前史、企業(yè)文化，激起群眾對組織的好感，增進(jìn)群眾對組織的了解與信任，加深群眾對組織活動(dòng)日的等候；另一方面，策劃者要有序地將活動(dòng)的準(zhǔn)備工作通過媒體傳達(dá)給內(nèi)部與外部群眾，逐漸營建組織活動(dòng)的氣氛。
在嚴(yán)肅活動(dòng)舉行前，組織周邊表里環(huán)境都需要進(jìn)行一定的計(jì)劃與整修，通過補(bǔ)葺給屆時(shí)到訪的嘉賓一種耳目一新、心曠神怡的感觸，以增進(jìn)群眾對組織的好感。
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