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會議策劃如何合理安排活動團隊的配置
合理安排,活動團隊,配置,活動策劃

  對于活動公司來說,一個項目團隊的組成主要包括活動經(jīng)理人、策劃人員、編導(dǎo)人員、制片人員、技術(shù)人員、企宣人員、行政法務(wù)人員,這六個類別人員的工作內(nèi)容和分工各不相同,但是他們之間就像一個還原的魔方的六個面一樣,每個面都相互關(guān)聯(lián),并且內(nèi)部存在著一定的邏輯關(guān)系,任何一面不完整,整個魔方就不可能還原完全。因此,要讓各部門各工種都能充分發(fā)揮作用,就要對這六類人員做一個系統(tǒng)性的人員規(guī)劃。同時,作為團隊的管理者,更要了解每一個工種的特點以及團隊中每個成員的優(yōu)勢和特長。

  以策劃為例,策劃需要很強的專業(yè)性技能和方法,因此,策劃人員的特長和興趣點可能不盡相同,這正好與活動行業(yè)范圍廣、類別多的特點相對應(yīng)。有些人可能擅長商業(yè)推廣、選秀類活動的策劃,有些人則偏重旅游景點節(jié)慶活動的策劃,有些人可能擅長公益慈善類活動的策劃、有些人則可能偏好體育賽事類活動的策劃,而作為團隊管理者,要根據(jù)不同的項目和需求來進行人員的重新組合和調(diào)配,讓組合后的各工種人員能夠充分發(fā)揮自己的特長,將優(yōu)勢最大化。

  在在過去的工作和實踐中,我們對如何建立一支高效的項目團隊和志愿者隊伍進行了總結(jié),主要包括以下要點:

  · 團隊的規(guī)模要適當(dāng)、易于管理。最有效率的團隊包含2到25人,而其中的大多數(shù)不超過10人。

  · 選擇適當(dāng)?shù)娜藛T來組成團隊,團隊成員的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)該合理搭配。

  · 團隊的領(lǐng)導(dǎo)者需要得到更為專業(yè)的培訓(xùn)或具備專業(yè)經(jīng)歷,甚至具備個人魅力和感召力。

  · 整個團隊需要一套系統(tǒng)的專業(yè)的培訓(xùn),借助培訓(xùn)來更好地完成任務(wù)。

  · 團隊成員之間,組織機構(gòu)的成員之間任務(wù)要明確,且要互相信任,互相支持。

  · 在工作人員和組織機構(gòu)之間需要平行及垂直的交流。

  · 要賦予團隊成員和志愿者必要的權(quán)力和實實在在的責(zé)任。

  · 在工作環(huán)境中營造快樂、輕松、幽默的氛圍。

  · 對于團隊成員和志愿者的貢獻要給予充分地肯定。

  · 要創(chuàng)造機會讓團隊成員和志愿者慶祝自己的成功。

  一名優(yōu)秀的的活動項目經(jīng)理需要具備以下的能力和技能:

  · 建立并運用團隊,并具備領(lǐng)導(dǎo)才能

  · 成功地認定任務(wù)之所在,并保質(zhì)保量按時完成任務(wù)

  · 把項目計劃與活動的戰(zhàn)略、營銷和藝術(shù)內(nèi)容等計劃整合在一起

  · 按照行業(yè)標(biāo)準來進行風(fēng)險管理

  · 能有效地運用財務(wù)控制、指標(biāo)、和報告

  · 制定活動的供應(yīng)計劃,管理合同

  · 具有一定溝通技巧和語言表達能力

  · 聯(lián)絡(luò)并管理眾多的外部利益相關(guān)者,包括公共和私營的組織機構(gòu)

  · 為管理高層和客戶撰寫管理進度報告,包括項目評估和項目總結(jié)

  · 具備該活動以及相同領(lǐng)域中其它類似活動的知識

  除了人員的優(yōu)勢組合之外,還有一種組合方式可以增加公司的軟實力,活動策劃,那就是選擇性的專業(yè)外包。一個專業(yè)的預(yù)期效果的實現(xiàn),甚至還可能為活動增色。那么我們要做的工作就是將這些專業(yè)的團隊整合進我們的團隊中,通過長期合作,讓這些專業(yè)人士變成我們團隊的一部分。從另一個角度來說,我們投資一百萬,買一套設(shè)備,一年可能只用一次,而如果把這一百萬包給專業(yè)的設(shè)備公司去做,一年可以用十次,這樣又符合批量采購的原則,可以為公司節(jié)省很多預(yù)算成本,而且也解決了這些工作人員在活動中所涉及的保險問題。可以說,這是一個一舉多得的團隊管理策略。

  當(dāng)然,之所以說有選擇的進行外包,也不是所有活動所需的設(shè)備都可以用這種租賃和外包的方式來完成,比如說一些主題活動中有特色的服裝、復(fù)雜的舞臺道具,這些都需要根據(jù)活動主題的要求來訂做才能達到預(yù)期的表現(xiàn)效果。

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    本文標(biāo)題:會議策劃如何合理安排活動團隊的配置
    文章發(fā)布時間:2013-01-11 12:35:57
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