會議活動淺談大型活動之組織與管理
2013-01-12 05:33:38
本人由于個性和愛好使然，一直從事著各種類型活動的策劃和組織之工作，因此也常感被這種落后管理方式拖累的筋疲力盡。但是所謂吃一塹、長一智，教訓需要總結、經驗總在積累，本人欲把自己曾在活動的組織和管理過程中的遇到的若干教訓和經驗拿出來和大家交流，以求大家互相扶持，共同進步。
由于活動的種類繁多，本文所論述的活動種類主要包括各種大中型演出活動、公關活動、賽事、促銷活動、客戶答謝會(聯誼會)、各種派對、時裝發布會等參與人數在200人以上的活動。其他類型的活動在這里就不加詳述，但大多都有相通之處，只是大同小異而已。
一 現在大型活動的組織與管理中的典型問題
1、 勞動強度大：由于沒有一個合理而科學的管理和執行規劃，往往是事到臨頭才找人去做，所以在活動期間內人員的體力和腦力嚴重超支，往往每天只能睡幾個小時或者根本就沒有睡眠時間。
2、 財務預算超支：由于沒有對活動過程中的各種支出做出一個比較詳細而嚴密的預算，所以在活動的執行期間往往會冒出很多預算之外的支出，使活動結果的結算時嚴重超支。
3、 活動過程混亂：由于在活動執行前期的分工混亂，缺乏規范的管理，直接造成活動執行過程中的人員調配、流程執行等環節的混亂，嚴重影響了活動質量。
4、 管理觀念落后：現在很多活動的組織、承辦方的負責人有很多都認為，做活動本來就是一個繁雜的事情，活動過程就應該亂、就應該忙、就應該累，他們把活動執行過程中容易出現突發事件、事務繁多、時間集中的特點當作一種忙、亂、累場面的必然理由。殊不知，科學管理的實施初衷和基本作用就是為了防止和應付計劃執行過程中的突發事件，盡量減少突發事件對計劃執行的影響。我們今天提出提高活動管理效率的目的，也正是科學地研究活動執行過程中的方方面面，以求提前規劃，科學執行，盡量減少我們現在所出現的不必要的人力、物力和財力的浪費，從而也最終提高活動的質量。
二 舉辦大型活動的相關程序和法律規定
(一) 活動策劃階段
從程序上說，大型活動策劃和實施，要按照科學的管理步驟來執行：
第一，立項。
第二，進行調查和可行性研究。
第三，提煉主題，進行創意。
第四，活動策劃，方案論證。
因為關于活動策劃并不是本文的重點，所以在這里就不加詳述了。
(二)辦理審批手續
根據《中華人民共和國行政許可法》第二十九條規定，公民、法人或者其他組織從事特定活動，依法需要取得行政許可的，應當向行政機關提出申請，待取得相關部門批準后方可實施。
但我們一般常見的活動，主要需要報批的主要有文化廳(局)、公安、消防和環衛四個部門，其他的申報行政機關也有可能出現，但通常機會比較少，主要以上面四個機關居多。具體情況如下：
1、需要向地方文化部門報批的方面。
需要向地方文化部門報批的主要是活動中的演出方面，由于大多活動都或多或少帶有一定的表演內容，根據《營業性演出管理條例實施細則》第三十條規定任何單位舉辦營業性演出活動，都應當委托演出公司承辦，并按照規定辦理審批手續。《營業性演出管理條例》第三十二條規定，占用公園、廣場、街道、賓館、飯店、體育場(館)或者其他非營業性演出場所舉辦營業性演出活動的，應當報經當地縣級以上地方人民政府文化行政部門、公安機關和其他有關部門批準。
申請時應提交的文件有：
(1) 演出申請書;
(2) 與演出相關的各類演出合同文本;
(3) 演出節目內容材料;
(4) 營業性文藝表演團體的《演出證》。
《營業性演出管理條例》所稱營業性演出包括下列方式：
(1) 售票或者包場的;
(2) 支付演出單位或者個人報酬的;
(4) 有贊助或者捐助的;
(5) 以其他經營方式組織演出的。
其他有關詳細規定請參閱《營業性演出管理條例》和《營業性演出管理條例實施細則》。
2、關于公安部門的報批
為了保證各項活動的正常進行，維護社會治安秩序和公共安全，保護公民、法人和其他組織的合法權益，公民、法人或其他組織在舉行活動之前必須報縣級以上公安部門申請批準。申請時提交一下文件：
(2) 活動安全保衛工作方案;
(3) 場地管理者出具的同意使用證明;
(4) 申請人身份證明及無違法犯罪記錄等;
(5) 法律、法規和規章規定須經有關主管部門批準的活動，應當同時提交有關批準文件。
其中活動安全保衛工作方案主要包括：
(1) 活動的時間、地點、人數、規模、內容及組織方式;
(2) 安全工作人員情況、數量和任務分配、識別標志;
(3) 場地建筑和設施的消防、安全情況;
(4) 入場票證的管理、查驗措施;
(5) 場地人員的核定容量;
(6) 迅速疏散人員的預備措施。
