合同管理的最后一把鎖
2013-01-11 13:33:52
活動(dòng)行業(yè)合同的原則性與靈活性，可以保證公司大部分的活動(dòng)不會(huì)因?yàn)楹贤叩剿痉ㄔV訟的階段。但這也從另一個(gè)側(cè)面說(shuō)明，活動(dòng)行業(yè)是一個(gè)相對(duì)感性的行業(yè)，比較重人情世故，遇到問(wèn)題一般也不會(huì)過(guò)于較真，鬧得那么極端。但是如果想要避免活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)不必要的合同風(fēng)險(xiǎn)從而影響活動(dòng)進(jìn)程的話，合同出口部門(mén)就一定要把控嚴(yán)格。
法務(wù)人員在合同出口的問(wèn)題上一定要堅(jiān)持原則，保證只有一個(gè)出口，合同章也必須由特定的法務(wù)人員保存。合同審批要按照一個(gè)完整的流程來(lái)進(jìn)行，流程走完才能夠最后蓋章，不要搞人情通融。在合同草擬和走流程過(guò)程中，即使法務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)生一些矛盾，也必須堅(jiān)持合同出口的最后部門(mén)仍然歸屬前者，這樣，既把矛盾局限在了公司內(nèi)部，客戶(hù)也不會(huì)受到影響，更不會(huì)使客戶(hù)因?yàn)楹贤某隹趩?wèn)題對(duì)公司的管理體制和信譽(yù)發(fā)生質(zhì)疑。
所以，良好的合同管理和流程管理制度是活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中強(qiáng)有力的后盾和保障，這就要求活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司要加快公司內(nèi)部流程建設(shè)和培訓(xùn)，理順公司內(nèi)部合同審批流程，使每一個(gè)執(zhí)行人員都對(duì)合同審批流程有深刻的理解，逐步建立一套適合于本公司的，能夠高效、清晰、便捷地完成各項(xiàng)合同審批的流程體系。因?yàn)楫?dāng)一個(gè)大型活動(dòng)來(lái)臨的時(shí)候，項(xiàng)目一旦啟動(dòng)，大部分的人都將奔赴活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，活動(dòng)策劃，幾地聯(lián)絡(luò)，前方的執(zhí)行人員一方面要跟活動(dòng)主辦方進(jìn)行溝通談判，另一方面還要跟公司的法務(wù)人員溝通處理合同相關(guān)事宜，只有活動(dòng)執(zhí)行人員充分的了解合同審批流程，才不會(huì)完全坐等法務(wù)人員去代替你完成這些審批流程，因?yàn)槟菢幼龅慕Y(jié)果,既降低了工作效率，又容易因?yàn)闀r(shí)間問(wèn)題產(chǎn)生內(nèi)部矛盾。
法務(wù)人員對(duì)合同蓋章富有很重要的責(zé)任，要嚴(yán)格按照合同的審批流程蓋章，特別不能越級(jí)蓋章。問(wèn)題是，合同審批本身又是一個(gè)需要細(xì)致審查和校對(duì)的過(guò)程，所以，執(zhí)行人員便不能要求法務(wù)人員代替你完成所有合同的審批流程。如果有兩個(gè)法務(wù)人員，最好安排一個(gè)隨同項(xiàng)目組進(jìn)駐活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，協(xié)助審批流程，另一個(gè)則留在公司專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)詳細(xì)的合同審批。
下面是我們經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)積累，總結(jié)歸納出的對(duì)外經(jīng)濟(jì)和非經(jīng)濟(jì)合同審批的標(biāo)準(zhǔn)流程圖：
對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同審批流程：
對(duì)外非經(jīng)濟(jì)合同審批流程：
此外，合同簽訂和審批還需要注意以下幾點(diǎn)：
1、原則上，合同經(jīng)辦人必須提前一天將合同及合同相關(guān)資料發(fā)送至法務(wù)專(zhuān)員的郵箱中，并告知法務(wù)專(zhuān)員及時(shí)審核。
2、經(jīng)法務(wù)專(zhuān)員審核過(guò)的合同如有任何新的修改，必須重新提交法務(wù)專(zhuān)員審核確認(rèn)。合同經(jīng)辦人應(yīng)保證最終提交法務(wù)專(zhuān)員蓋章的合同是經(jīng)法務(wù)專(zhuān)員確認(rèn)過(guò)的合同。
3、簽訂合同之前，原則上要求對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件(或身份證復(fù)印件)、相關(guān)資質(zhì)證明等。
4、除演出合同外，經(jīng)濟(jì)合同原則上不走私賬，其它合同如需走私賬必須經(jīng)總經(jīng)理特別批準(zhǔn)。一切經(jīng)濟(jì)合同原則上必須約定不少于合同總金額20%的尾款，如不留尾款的，也必須經(jīng)總經(jīng)理特別批準(zhǔn)。
5、原則上由合同經(jīng)辦人填寫(xiě)合同審批單，履行完全部合同審批流程后將合同提交法務(wù)專(zhuān)員蓋章。如果合同經(jīng)辦人隨項(xiàng)目組外出，合同經(jīng)辦人應(yīng)委托一名項(xiàng)目組成員完成合同審批流程。合同經(jīng)辦人應(yīng)保持與受委托人員的溝通，并隨時(shí)督促雙方合同簽署事宜。
6、合同生效后(一般是經(jīng)合同雙方簽字蓋章后)，合同經(jīng)辦人應(yīng)將合同審批單、生效的合同原件、對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件或身份證復(fù)印件、相關(guān)資質(zhì)證明及合同傳真件提交法務(wù)專(zhuān)員存檔。
可見(jiàn)，一套完整規(guī)范的合同審批程序是要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐總結(jié)和摸索出來(lái)的，一旦形成規(guī)范，就要不遺余力地堅(jiān)守和認(rèn)真履行，這樣公司才能更加的發(fā)展壯大，成為行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)和先鋒，這也是我們活動(dòng)公司一直積極努力的方向。
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