會議策劃公司活動的預算
2013-01-23 16:42:43
在策劃方案得到客戶認可和批準后，雙方的合作將進入實際操作的階段。活動主辦方(甲方或客戶)會要求活動運營公司根據通過的策劃方案做出預算，通常在預算方案也被認可和批準后，雙方才會簽訂這個活動項目的運作協議。這個運作協議可能包括前期策劃費用，也可能不包括，因為策劃費用有時在先簽署的策劃協議里已經實現。
所以，在活動的籌備階段，首先需根據項目策劃方案做一個詳細的預算。
說到活動的預算，很多人最先想到的應該就是“錢”，從某種意義上來說這是對的，因為活動行業是個服務性的行業，活動運營公司要為客戶服務，執行客戶認可的方案，客戶自然要支付一定的費用，包括用于活動本身的費用和活動運營公司的酬勞。
活動的規模與客戶支付的金額成正比，錢的多少決定了活動規模的大小，你要想花很少的錢做很大的活動，幾乎是不可能的，除非在一些環節上偷工減料，而這必然會導致服務質量的下降。
同樣的道理，一個活動項目花了許多不必要的費用，那是對客戶的不負責任，不僅將損害客戶的利益，對活動運營公司的品牌也是很大的傷害。客戶與活動運營公司的關系是相輔相成的，科學、合理地做好預算，把錢用到恰當的地方，處理好成本控制與活動質量的關系，這是一門相當需要經驗和智慧的藝術，只有把這項工作做好，才能令客戶滿意，維持與客戶的良好關系。
活動的預算
1，制定預算
我們可以根據以下流程來制定預算：
一個活動項目的預算通常包括以下內容：
一、演出人員費用(包括明星及隨從和其他藝人、團隊)
1、出場費
2、差旅費
3、食宿費
二、舞臺舞美設計制作費用 (不含稅費)
1、舞美設計費
2、基礎臺搭建費
3、舞美裝飾費
三、舞臺燈光、音響租賃費
1、燈光租賃
2、音響租賃
3、LED租賃
四、特效演出費用
1、煙花
2、舞臺特效：泡泡機、火焰機、冷焰等
3、維亞
五、電視錄制播出費用
1、錄制設備租賃費：轉播車、攝像機、搖臂等
2、錄制人員費用：交通、食宿、勞務
3、播出費
六、音樂創作及制作費用
1、作詞作曲費
2、編曲、 錄音、制作費
七、服裝設計制作費
1、藝人表演服裝
2、團體表演服裝
八、道具設計制作費
1、演員表演道具
2、觀眾氣氛道具
九、平面設計包裝費
節目單、邀請函、工作證、海報、執行手冊等。
十、活動宣傳費
十一、銷售費用
十二、工作人員費用
1、交通費
2、食宿費
3、辦公費
4、勞務費
十三、不可預計費
市場是不斷變化的，上述項目的價格也不會一塵不變，會經常波動，預算的編制一定是建立在對市場價格充分了解的基礎上的，不能憑借過去的經驗和印象來編制。比如某個明星，以前請他一直是十萬元出場費，而他由于某些原因身價上漲，今年可能要二十萬，你按去年的造預算，將預算報給主辦方通過并批準執行，就會吃大虧，因為活動主辦方已經同意或指定了該演員，你所有的宣傳也出去了，活動策劃公司，在這種情況下，不可能更換演員，也不可能找主辦方追加預算，作為承辦方這個多出來的十萬元就必須由你自己出了。同樣的道理，該演員也有可能身價縮水，如果按原來的做預算，主辦方會認為你很不專業，甚至會因此懷疑你的商業誠信。
所以，在做預算的時候，重新詢價是必要的。
要保證一個高質量的活動項目的完成，活動的成本計算應大致符合實際需要。
作為一個專業的活動運營公司，你的預算和支出，必須經得起客戶的檢驗，經得起時間的檢驗。當一個活動項目有多家公司競爭，或者客戶采取招標方式的時候，除了你的策劃要有競爭力，你的精準的預算將是一個有力的武器。預算的競爭力當然體現在價格上，但盲目的降價或壓價，絕對是把雙刃劍，既降低了活動的質量達不到客戶想要的效果，也減少了活動運營公司的利潤，也會使團隊的品牌受到傷害。
那么，如何讓預算具備競爭力呢?
