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新品發布會如何進行計劃策劃？流程和要點是什么！

2023-02-14 10:15:50

    “發布會”這個詞大家都很熟悉，在日常生活和新聞報道中經常會看到，比如新產品發布會、合作發布會、戰略升級發布會、行業發布會、新聞發布會等，其中新產品發布會和新聞發布會更為常見。新產品發布會側重于產品推廣，側重于宣傳和造勢，而新聞發布會側重于信息交流，側重于傳播和公關。一般來說，當公司或組織發酵社會事件時，如與其他組織發生法律糾紛，或因產品質量問題引起許多用戶投訴和譴責，或被主流媒體質疑，或被競爭對手惡意攻擊和誹謗時，有必要向公眾和媒體公布信息，并召開新聞發布會，從而實現時間、人員和媒體的集中，通過網絡媒體、電視、報紙和廣播迅速傳達給公眾，從而澄清負面謠言，提升企業形象。因此，新聞當事人或發言人通常會出來公開、權威、官方地解釋和表達對某一事件的態度，并及時向公眾解釋公司的立場和態度。發布會作為企業公共關系的重要手段之一，對大眾的溝通起到了很好的作用。一方面可以第一時間扭轉公眾對某種情況的不良印象，挽回不良影響，贏得輿論的支持，另一方面可以積極傳達正確的立場，塑造積極積極的企業形象。那公司的新品發布會如何進行計劃策劃呢？流程和要點是什么？
    第一，確定發布會的主題發布會是企業的重要節點，打好這場戰斗對于維護企業的公關形象尤為重要。所以主題要謹慎，要結合新聞事件明確主題方向，讓媒體一目了然并且產生興趣。然后，只有先確定主題，才能制作H5邀請函、媒體邀請帖、媒體包裝材料、現場布置材料、紀念品等文件。值得一提的是，由于我國對發布會有嚴格的申報和審批程序，筆者建議公司繞過這個繁瑣的詞，而是將新聞發布會的名稱改為“xx信息發布會”或者“xx媒體溝通會”，這樣下來會更省事。
    第二，一般來說，新產品發布會要提前一個月準備，從策劃到執行，但發布會通常只需要幾天甚至幾個小時，所以要根據具體情況做出具體的決策。新聞事件越緊急，就越需要緊急召開新聞發布會，可能早晨有相關信息曝光，下午召開新聞發布會進行相關反映。但是如果情況沒有那么緊急的話，可以提前預留半個月的時間來精心策劃。隨后要避開重要節日、重要事件節點，以防出現熱點矛盾，隨后媒體暫時抽不出人來參加發布會。同時，(文章由善達策劃公司整理編輯)，應該根據媒體的發布習慣來確定早上或下午的時間。例如，如果一些平面媒體在第二天早上發布新聞，那么就可以在下午安排發布會。但是，如果你想在下午發布新聞報道，那么就得在早上安排發布會。最后，發布會的時間應控制在1小時左右，最好不要超過2小時，不要在現場談論太多沒有價值和形式主義的事情。要保證現場核心和重要信息的傳遞，不要拖延，這樣才能保證發布會的報道效果。一般來說，發布會有三種選擇。首先是相關事件的現場，可以方便媒體的聚集和直接現場采集。二是企業會議廳等場所，三是酒店，為了企業形象，一般會選擇更高級別的五星級酒店。因此，如果發布會要租用第三方場所，就要做好協商，選擇合適的場所，主要考慮水平、場所規模、便利性和價格，并簽訂合同，比如會議廳容納的人數是否足夠，主席臺和投影設備是否配置等，停車場是否足夠，酒店外圍是否可以布置相應的橫幅拱門。
    第三，發布會的過程主要包括迎賓簽到、向媒體發送信息、發言人發布新聞、點擊記者提問、回答媒體問題、發布會結束等。然而，一些企業會出于禮貌邀請嘉賓在會后參加聚會。此外，一些企業會更加關注這一事件，并提供后續的媒體研討會或發布會。根據實際情況制定流程，通知每位嘉賓。
    第四，確定參與者，發布媒體邀請發布會的參與者包括公司領導、員工、媒體記者、同行、客戶等，并制定一個大名單，并向名單上的嘉賓發出相應的邀請函，包括發布會的主題、地址、議程安排、現場平面圖等。然后根據大名單聯系，回收確認信息，確保重要人員能夠按時出席。如果對方可能無法到達，就要考慮應急候選人。關于媒體邀請，必須非常謹慎。歸根結底，媒體參與的質量和數量決定了發布會的傳播價值。媒體屬性的對應性、報道質量、權威性、媒體關系的質量都是需要考慮的點。一般來說，我們應該盡最大努力邀請媒體關系好、知名度更高的媒體。與此同時，在媒體邀請方面要多運用一些技巧，比如不要透露太多信息，要適當制造懸念，讓媒體記者覺得“有新聞點”，否則，如果公司不知名，沒有新聞爆點，記者就不愿意白跑了。此外，與媒體溝通時，必須強調的是新聞記者，而不是媒體廣告業務人員。當他們到達現場時，可以借助發布會的機會進行業務談判。雖然他們也可以幫助發布會，但已經偏離了發布會的方向。另外，要搞清楚什么是新聞采訪權，比如主流媒體新華網、東方網等，有采訪權，可以編寫發布的原創新聞。但是新浪、搜狐等門戶網絡沒有采訪權，只能轉載。所以沒有采訪權的媒體要么提供自己的新聞稿，要么轉載有采訪權的媒體文章。
    第五，為了方便媒體了解相關信息并發布稿件，主辦方通常會準備相應的媒體包裝材料，按順序放置在手提袋或文件袋中，在發布會簽到后分發給各媒體，包括會議議程、新聞稿、發言人發言、發言人信息、企業宣傳冊、公司相關負責人聯系名片、紀念品、筆記本、筆等。此外，對于一些敏感事件，一些企業會提前為媒體準備相應的采訪問題，以防現場尷尬，被媒體問到。
    第六，人員安排和現場安排按計劃安排人員安排會場，包括背景墻、會場指示標志、拱形門、橫幅、彩旗、燈光、主席臺、鮮花、現場音樂、投影設備、紀念品等。同時，除了選擇禮儀人員和接待人員，最重要的是選擇合適的發言人，也就是發布會主持人。發言人必須在企業內處于高層，有很高的權限來代表公司的立場。同時，他們應該有良好的形象、優秀的表達能力、靈活的反應能力和現場控制能力。在一定程度上，發言人是企業的良好外部形象。
    第七，在發布會開始前，檢查所有準備工作必須仔細監控發布會的方方面面，包括流程設置、重要人員是否已經開始、音頻設備是否正常使用、現場是否會發生事故等。簡而言之，不僅要檢查所有工作是否準確，還要對可能發生的緊急情況進行預警，并制定解圍計劃。
    第八，發布會按計劃開始。客人簽到接待后，發言人會有條不紊、有邏輯地闡述整體信息，然后邀請記者提問，經過充分溝通，確保記者對整個事件的來龍去脈和關鍵點有足夠清晰的認識，并為記者和朋友聽取新聞資料。如果記者提到一些不相關的問題，可以禮貌委婉地提醒他們，如果他們問到涉及公司秘密的問題，也可以拒絕回答。如果記者問了太復雜的問題，可以先簡單說明重點，邀請會后詳細討論。在最后的新聞發布會結束時，向所有嘉賓致敬。
    第九，新聞發布會結束后，應總結和復盤新聞發布會的效果，哪些媒體發布稿件，哪些媒體刪除稿件，不同的媒體發布哪些部分(頭版、首頁、欄目頁等)。同時，應該整理發布會的視頻、音頻和文檔，并歸檔和存儲。隨后，總結本次新聞發布會的效果，找出不足和優勢，找到優化階段，積累經驗，為下一次發布會的成功打下良好的基礎。最后，必須說，如果想創建一個成功的新聞發布會，必須熟悉媒體傳播渠道、運營機制、話題設置、輿論方向等。，并且應該掌握自己的立場和利益網站，這樣才能知道如何傳達我們的想法和核心信息，從而實現更好的傳播價值。此外，如何在新聞發布會上創建新聞點有兩個經驗。首先是利用這種情況，包括邀請明星在線名人平臺參加新聞發布會，或者利用熱門新聞向公眾話題發布相關信息。二是通過結合自身背景、行業環境、可挖掘材料等方式，為媒體記者和朋友提供切入性和深入性的視角，引導他們發表更多有價值的文章，最終形成行業和輿論的勢頭。

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